遇到职场问题应该多角度分析

2019-11-13 00:00:00701

【问题1】:如何为领导传话

场景:A普通员工   B领导

B说A,明天3点××会议室开会,你通知C,D参加。

如果你是A,你会怎么做?

刚工作的我:

            立刻查电话本,找到C,D电话,依次电话通知“B领导让你明天3点在××会议室”开会。

工作1年的我:

先确认“ok,我通知C,D明天3点在×会议室开会,会议主题是?”

得到详细信息后,电话通知C,D,然后邮件或当面告诉B领导已经通知到。

第二天2:50发短信提醒,如果有变动,及时通知B领导。

工作2年的我:

告诉秘书MM,通知C,D,并短信提醒。督促,和秘书MM确认。......



【问题2】:如何让同级同事反馈信息?

场景:

A部门下有A1,A2两个小部门。

你是A1部门,需要A2部门所有同事(10人以上)反馈关于某个活动的信息给你。

你会怎么做?才能得到最快速,最准确的反馈?


 刚工作的我,

发邮件通知A2部门同事,说明截至时间及要求

到规定时间收到反馈20%,其中50%不符合要求。

工作1年的我

发邮件,抄送领导,电话跟踪,另外,附件带反馈模板。

规定反馈日期前每隔一天,邮件通报已反馈的同事

到规定时间收到反馈60%,其中20%不符合要求

工作2年的我

发完邮件,立刻打电话确认,对方了解收到。如有遗漏问题,立刻补充邮件。

到规定时间收到反馈80%,其中10%不符合要求

工作3年的我

明白要在规定时间收到所有反馈信息,需要在作到上面步骤的基础上,不停的打电话。 或邮件,短信沟通。


【问题3】如何发布例行信息?

场景:你的工作要求每月都会定期或不定期发布相关资料给另外一个部门的人员?如何发布以提高效率?如何提高阅读率?

1)做一个模板,每次套用模板,减少工作量

2)反复发布

3)做培训

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【问题4】你一天收几次邮件? 

 刚工作的我:一天收N次邮件。没事就不停的刷新notes的邮箱。但实际收到的邮件并不多

 工作一年的我:一天收N次邮件,一有邮件,就立刻处理。时间被邮件分割成N段

  工作两年的我:每天早上提前10分钟,处理昨晚加班的同事发的邮件

  工作3年的我:除紧急事件外,一天收3次邮件,集中处理,集中回复。


【问题5】如何为你收到的邮件分类?

每天都会收到很多邮件,怎么处理?是否分类?怎么分类?

A. 见到邮件就处理。中途被打断,又重新阅读

B. 集中某个时间段处理。先分类。

1) 看标题即删除,阅后删除

2) 1-2min能处理的立刻处理

3)要花时间处理的,归入To do类

4)供参考的,归入参考类

5)需跟踪的,归入待跟踪类


【问题6】如何处理分歧?

场景:当有人邮件发表和你的不同意见,带一定指责或辩论的意味,而且抄送给一大堆领导的时候,怎么办?

例如:某个项目出现问题,相关部门的人发邮件指责是你的责任,其实并不是你的责任或并不完全是你的责任。而且抄送给了一大堆领导,其他相关部门,你怎么处理?


A. 立刻回复 ,解释,把自己的论据一一列出,虽然是 字斟句酌,旁人看来还是在“吵”。你来我往好几轮。最后领导发邮件:你们电话沟通。

B. 不回邮件,直接电话和对方沟通,如果涉及到多个部门,立刻召集会议。

C. 在B的基础上,再把经过原由向领导汇报,参考领导的指示,态度做下一步工作。

在具体处理问题上,不推卸责任。开始明白“一个人把事情做不好,一个人也不可能把事情做坏”;开始明白“出现问题的时候,先检讨自己。在假定别人都很差的情况下,尽自己努力做到最好,如果做到了,再去提建设性的意见。”

以前总是研发说市场关系没做好,市场说是怪研发做的产品很差。现在明白,做市场就要假设研发的产品是最差,研发实力最差,通过自己努力去拿项目,通过营销去推广,包装产品;研发就要假设市场能力最差,做出最好的产品以营得客户。

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【问题7】出差前后要做些什么?

刚工作:

出差前问秘书,有什么流程,相关注意事项

  工作1年:

熟练申请,

出差物品清单整理好,每次对照,以免遗漏物品

出差后及时填写出差报告

工作2年:

在上一步的基础上,提前和出差相关人员沟通,尽可能把工作排满,提高效率,确认交流、见客户时间、地点 

临离开前,和办事处相关领导、同事打招呼,交代工作完成情况及后续情况。

出差报告,不只走流程,还发给相关部门领导。

工作3年:

在C的基础上,提前写出差计划

避免一些可出,可不出的差。

知道如何争取、主动安排一些出差

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